Ucup Tahyadi

Nama	Ucup Tahyadi
Posisi	Sekretaris

Ucup Tahyadi adalah seorang bapak yang humble yang berdomisili di Surakarta, Jawa Tengah, dan tercatat terlibat dalam beberapa kegiatan organisasi, yaitu:

• Pengurus Koperasi: Ucup Tahyadi tercatat sebagai anggota atau pengurus dalam Koperasi Batik Batari, sebuah koperasi batik di Surakarta.
• Pengurus RT: Ia pernah menjabat sebagai Ketua RT 02 RW VII di Kecamatan Laweyan, Surakarta, berdasarkan dokumen pemerintah kota surakarta – kecamatan laweyan.

---

Tugas dan Tanggung Jawab Sekretaris DKM

Sekretaris DKM adalah pusat administrasi dan informasi organisasi. Tugas utamanya adalah memastikan seluruh dokumentasi, korespondensi, dan pelaporan masjid terkelola dengan tertib untuk mendukung kelancaran program kerja.

✍️ Tugas Utama & Tanggung Jawab

• Pengelolaan Administrasi: Menangani surat masuk dan keluar, membuat surat undangan, mandat, hingga surat keputusan (SK) resmi DKM.
• Dokumentasi Rapat (Notulensi): Mencatat hasil musyawarah pengurus dan menyebarkannya sebagai panduan pelaksanaan tugas bagi bidang terkait.
• Sistem Kearsipan: Menyelenggarakan penyimpanan dokumen penting, termasuk legalitas tanah/bangunan masjid dan database jamaah agar tetap aman dan rahasia.
• Pusat Komunikasi: Menjadi jembatan informasi antar pengurus maupun dengan pihak luar (pemerintah, lembaga sosial, dll.).
• Penyusunan Laporan: Mengoordinasikan pembuatan laporan kegiatan berkala dan laporan tahunan sebagai bentuk pertanggungjawaban kepada jama’ah.

📂 Wewenang Sekretaris

• Legalitas Surat: Menandatangani surat-surat keluar bersama Ketua DKM untuk menjamin keabsahan dokumen.
• Inventarisasi Aset: Melakukan pendataan dan kontrol terhadap harta kekayaan atau sarana prasarana milik masjid.
• Pengaturan Jadwal: Mengatur agenda pertemuan rutin pengurus agar tetap berjalan sesuai rencana organisasi.

---

📍 Penting: Sekretaris berperan mencegah potensi masalah hukum masjid dengan melengkapi dokumen legalitas seperti izin operasional dan status tanah.

*****

Daftar buku wajib yang harus dimiliki sekretariat masjid

Untuk menjaga transparansi dan profesionalisme, sekretariat masjid idealnya memiliki buku administrasi yang teratur. Hal ini sangat penting untuk akreditasi masjid dan memudahkan saat terjadi pergantian pengurus (serah terima jabatan).

Berikut adalah daftar buku wajib yang harus dimiliki sekretariat masjid:

1. Administrasi Organisasi

• Buku Profil & Sejarah Masjid: Catatan tentang sejarah pendirian, luas tanah, status tanah (Wakaf/SHM), dan data fisik bangunan.
• Buku Struktur Organisasi: Daftar nama pengurus lengkap dengan jabatan, masa bakti, dan fotokopi SK Pengurus.
• Buku Daftar Anggota Jamaah: Data warga di sekitar masjid (kepala keluarga, jumlah jiwa, anak yatim/dhuafa).
• Buku Tamu: Catatan kunjungan tokoh, dinas, atau tamu dari luar daerah.

2. Administrasi Surat & Rapat

• Buku Agenda Surat Masuk: Mencatat asal surat, nomor surat, tanggal, dan perihal.
• Buku Agenda Surat Keluar: Mencatat surat yang dikirim, tujuan, dan arsip tembusannya.
• Buku Notulensi Rapat: Catatan hasil rapat (hari/tanggal, peserta, pembahasan, dan keputusan yang diambil).
• Buku Daftar Hadir: Absensi pengurus atau jamaah dalam setiap kegiatan atau rapat. [1]

3. Administrasi Aset & Inventaris

• Buku Inventaris Barang: Daftar aset tetap seperti AC, sound system, karpet, genset, hingga alat kebersihan (dilengkapi tanggal pembelian dan kondisi).
• Buku Pinjam Pakai Barang: Catatan jika ada jamaah atau pengurus yang meminjam aset masjid (misal: kursi atau tenda).

4. Administrasi Kegiatan (Imarah)

• Buku Jadwal Imam & Khatib: Daftar petugas salat Jumat, imam harian, dan muazin.
• Buku Agenda Kegiatan Dakwah: Catatan jadwal kajian rutin, peringatan hari besar, dan penceramah.
• Buku Data Pendidikan: Jika ada TPA/TPQ, berisi data santri, pengajar, dan kurikulum.

5. Administrasi Sosial & Ziswaf

• Buku Data Mustahik: Daftar orang yang berhak menerima zakat/santunan di lingkungan masjid.
• Buku Catatan Ziswaf: Rekapitulasi penerimaan Zakat, Infaq, Shadaqah, dan Wakaf (sebelum masuk ke buku besar Bendahara).

---

💡 Tip Digitalisasi: Selain buku fisik, sangat disarankan untuk memiliki cadangan digital (Google Drive/Excel) agar data tidak hilang jika buku fisik rusak atau terselip.